расположение страницы : bookresearch.ru / IT-менеджеру / С чего и когда следует начинать автоматизацию? /

С чего и когда следует начинать автоматизацию?

 Ершова Галина

Сегодня, наверное, трудно представить себе даже небольшой книжный магазин, в котором ни стоял бы хотя бы один компьютер. Разнообразные системы подготовки документов, простейшие бухгалтерские программы, а иногда и программы складского учета все больше и больше входят в повседневную деятельность предпринимателя. Поэтому ответ на второй вопрос, вынесенный в заголовок настоящей главы, на сегодняшней день, будет, как правило, положителен. Один компьютер предпринимателю в книжном магазине нужен всегда.

А вот первый вопрос гораздо сложнее. Как, с чего необходимо начинать автоматизацию книжного магазина, сколько денег на это следует тратить? Эти вопросы задает себе каждый предприниматель. И ответы на них может получить самые разнообразные. Наверное, каждый специалист по информационным технологиям, консультант по внедрению программного обеспечения готов дать собственный ответ на поставленный вопрос.

Под автоматизацией обычно понимают применение технических средств, освобождающих человека частично или полностью от непосредственного участия в процессах получения, преобразования, передачи и использования материалов или информации. Как следует из определения, автоматизации подлежит бизнес процесс. Автоматизации предшествует формализация процесса, то есть получение полного набора однозначно трактуемых инструкций, следуя которым достигается результат реализации процесса. Не формализованный процесс, очевидно, не может быть автоматизирован. Автоматизация может быть частичной или полной. Частичная автоматизация имеет место в случае низкой или не достаточной эффективности использования технических средств. Например, процесс распаковки пачки проще и эффективнее реализовать вручную.

Преимущества автоматизации очевидны - это ускорение выполнения операций, снижение издержек на их реализацию, повышение качества и снижение ошибок при их выполнении. Успешной может считаться автоматизация, в результате внедрения и использования которой удалось возвратить средства, инвестированные в автоматизацию.

Степень автоматизации может меняться в широких пределах. Что необходимо автоматизировать предпринимателю в своем собственном книжном магазине, и, главное, для чего? На эти вопросы предприниматель должен ответить, прежде всего, сам себе. А какие аспекты своей деятельности необходимо подробно рассмотреть мы попробуем ответить в этой главе.

Для успешной автоматизации требуется, как правило, прямое участие руководителя самого высокого ранга в этом процессе. Почему?

Во-первых, автоматизация должна решать не сегодняшние вопросы бизнеса, а те, с которыми он столкнется завтра.

Во-вторых, автоматизация предприятия это не просто использование компьютеров для автоматизации сложившейся деятельности предприятия. Она оказывает существенное влияние на способы и методы реализации процессов. Автоматизация не приносит всем одни только радости. В результате проведения автоматизации одним сотрудникам придется изменить характер работы, а другие могут потерять работу.

В-третьих, автоматизация вещь ресурсоемкая.

Итак, предприниматель принял решение автоматизировать свое предприятие.

Для начала ему нужно, хотя бы в общих чертах, крупными мазками, описать свою деятельность.

• Необходимо оценить количество номенклатуры продаваемого товара, примерное количество ежедневных продаж, количество покупателей, приходящих на каждую торговую точку ежедневно, ежемесячно. Условия, в которых производится торговля (торговый зал, киоск, лоток, интернет-торговля).
• Затем, нужно оценить свои финансовые возможности и понять, сколько средств можно выделить на автоматизацию, тем более что всегда есть альтернативы, позволяющие гибко подойти к процессу автоматизации.
• Предприниматель должен сформулировать для себя желаемую картину своего "нового автоматизированного" предприятия в виде цепочки автоматизированных процессов. Для каждого из процессов необходимо оценить его важность, например по пятибалльной шкале, и степень автоматизации.
• Если уже есть какое-то торговое оборудование (кассовые аппараты, сканеры, терминалы сбора данных) необходимо уточнить его характеристики и возможность совмещения интерфейсов с теми или иными программными обеспечением. Не стоит забывать о необходимости сертификации используемого и выбираемого оборудования в соответствующих законодательных органах, и о выборе режима его функционирования.
• Прежде чем выбирать информационную систему для учета необходимо ясно и четко сформулировать свои требования к ней для каждого рабочего места. Необходимо четко знать, какие функции необходимо автоматизировать. При этом стоит заметить, что очень часто внедрение системы и усиление контроля сужает круг возможных злоупотреблений, сужает возможность влияния человеческого мнения на проведение тех или иных операций. Практика показывает, что это вызывает недовольство и со стороны различных должностных лиц, и со стороны отдельных будущих пользователей системы, которые видят "своего конкурента" со стороны информационной системы и всячески стараются отдалить "миг окончания" информационной системы. Поэтому, наряду с решением проблем автоматизации следует быть готовым к проведению разъяснительной работы со стороны руководителей различного уровня, и со стороны рядовых пользователей системы. Практика показала, что внедрение системы учета обычно приводит усовершенствованию кадрового состава магазина.
• Из числа руководителей высшего звена следует выделить сотрудника, ответственного, за проведение автоматизации. Этот человек должен быть уполномочен принимать решение по вопросам автоматизации любого участка, быть в курсе стратегии развития предприятия в целом, а так же работать в тесном контакте с фирмой, которая занимается разработкой или внедрением программного обеспечения. На небольших предприятиях, при наличии определенных знаний и достаточного количества свободного времени сам руководитель может оказаться таким человеком.
• Второй человек, от которого зависит успех автоматизации, это специалист, который будет отвечать за оперативное ежедневное функционирование информационной системы на предприятии. Этот человек должен уметь оперативно устранить отказ, выявить и устранить нарушение условий эксплуатации, решить текущие проблемы пользователей, связанных с ошибочным нажатием "не тех" кнопок.

В результате выполнения этих шагов руководитель может прикинуть, во что ему станет проведение автоматизации. Теперь нужно оценить, что он получит в результате реализации нового процесса торговли. Какие операции ускоряться, и какой выигрыш в рублях он получит, кого можно сократить и сколько на этом сэкономить.

Следующим этапом в автоматизации предприятия любого размера будет, так называемое, "предпроектное обследование предприятия", с которого должны начинать любые хорошие консультанты и разработчики, внедряющие комплексные информационные системы или системы, написанные "под заказ". В рамках этого этапа стоится полная модель бизнес процессов предприятия, описывающая реализуемые операции, необходимые данные и информационные потоки. Точнее, строится две модели: "как есть" и "как будет". Причем при построении этих моделей не надо прослеживать связь с автоматизацией, если какие-то участки уже автоматизированы. Это и есть главный элемент автоматизации, далее программные решения должны будут только помогать придерживаться описанных правил.

Построение такой модели должно быть полезно на предприятиях любого размера. Наличие "прописанных" бизнес процессов должно быть естественным и необходимым элементом организации работы. Они позволяют не только оптимизировать текущую работу, но и сделать процесс менее зависимым от конкретных людей, помогать в обучении новых сотрудников.

Основным результатом обследования должны стать бизнес процессы, описанные стандартными средствами и в терминах, принятых для этих целей. Это информация для квалифицированных специалистов, которая позволяет лучше видеть слабые места и вносить поправки в правила работы. Для передачи сотрудникам эти описания преобразуются в наборы инструкций, устанавливающих порядок выполнения работ на конкретном рабочем месте, т.к. разбираться в диаграммах сможет далеко не каждый.

Только рассмотрев модель функционирования своего предприятия "как есть" и "как должно быть" можно принимать решение о необходимости и степени автоматизации того или иного процесса. На сколько компьютер может ускорить труд человека или решить существующие проблемы на каждом из этапов продвижения товара к покупателю. При большом потоке информации помощь компьютера необходима, но при маленьком она вполне может быть заменена обычной исполнительской дисциплиной. Если менеджер оформляет 50 заказов в день, ему нужна помощь компьютера, если 2 заказа в день, то он может сделать это и вручную. Но в любом случае, важно точно описать правила, по которым человек или компьютер будет это делать. В разговорах о необходимости автоматизации, о "плохих" и "хороших" программах, о "комплексных информационных системах", всегда хочется привести фразу R. Hanage: "Удачные Фирмы имеют хорошие формальные и неформальные информационные системы, неуспешные компании тратят огромные суммы денег на компьютерные системы, но не знают, как правильно их использовать и выбирать информацию, которую эти системы должны содержать"^[1]. Другими словами это утверждение можно сформулировать так:. Нет плохих программ есть плохой менеджмент. Даже имея плохую программу (не удобную, с ограниченной функциональностью), можно при хорошем менеджменте организовать качественный процесс обслуживания покупателя. А вот наоборот сделать это очень трудно, практически невозможно. Приведем в качестве иллюстрации широко известную пирамиду качества.

Продукт

Процесс

Менеджмент

Сотрудники

Остановимся на ней более подробно, так как это один из ключевых моментов успеха процесса автоматизации. В основе пирамиды качества находятся люди. Хорошие сотрудники, даже при плохом менеджменте в состоянии обеспечить качество предоставляемой предприятием услуги или продукта. Наоборот, с плохими сотрудниками при отличном менеджменте можно добиться успеха, но чаще всего нет. Хороший менеджмент, в свою очередь является основой хорошего (качественного) процесса создания услуги (продукта). При плохом управлении хороший процесс, как правило, построить нельзя. Далее на хорошо организованном процессе основывается качество конечного продукта. Здесь все то же самое. Плох процесс, следовательно, плох и продукт. Исключения только подтверждают правило. А так как автоматизация направлена, в конечном счете, на повышение качества конечной услуги (именно она обеспечивает возврат инвестиций на автоматизацию предприятия), то затрагивает она все составляющие бизнеса. С этой точки зрения должны быть проанализированы все существующие бизнес процессы, на их основе разработаны рекомендации к их улучшению с помощью средств вычислительной техники и информационных технологий, но не в коем случае не наоборот!

сноски:
_{[1] Hanage R. Making Information Work for You, DTI.- London, 1995. Годин В.В., Корнеев И.К. Управление информационными ресурсами: 17-модульная программа для менеджеров "Управление развитием организации". Модуль 17. - М. Инфра-М, 2000.}